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Stichworte: In welchen Vorschriften sind Aufbewahrungsfristen von Unterweisungsunterlagen enthalten?

Frage:

Gibt es eine Rechtsquelle, welche nähere Anforderungen zur Dokumentation von Unterweisungen enthält, z. B. Aufbewahrungsfristen von Unterweisungsunterlagen, wo und wie solche Unterlagen aufzubewahren sind, etc.? Oder ist durch die Frist für Unterweisungen, mindestens jährlich, der Zeitraum implizit mit mindestens einem Jahr gegeben, d. h. jeweils bis zur nächtsten Unterweisung?

Antwort :

Eine Hilfestellung mit Konkretisierungen zur Unterweisung bietet die DGUV Information 211-005 (bisher: BGI 527) "Unterweisung - Bestandteil des betrieblichen Arbeitsschutzes". Unter Ziffer 11 wird empfohlen, Unterweisungsnachweise zwei Jahre aufzubewahren.

In den folgende Gesetzen und Verordnungen wird zwar die Pflicht zur Unterweisung genannt, aber keine  Aufbewahrungsfristen für die dokumentierten Unterweisungen:

Zahlreiche Unterweisungsvorschriften finden sich in den entsprechenden Unfallverhütungsvorschriften und den BG-Regeln. Beispielhaft sei hier nur die DGUV Vorschrift 1 "Grundsätze der Prävention" (§ 4) genannt.

Die Aufzeichnungen über die durchgeführte Unterweisung nach § 36 Röntgenverordnung und § 38 Strahlenschutzverordnung sind je nach Zutrittsberechtigung zum Kontrollbereich 5 Jahre bzw. 1 Jahr lang aufzubewahren und der zuständigen Behörde auf Verlangen vorzulegen.

Allerdings existieren zu anderen rechtlichen Vorgaben, wie Messungen, Ermittlungen und arbeitsmedizinische Vorsorge und Nachuntersuchungen bei Tätigkeiten mit Gefahr- oder Biostoffen Bestimmungen zu Aufbewahrungsfristen, die mitunter wie Personalakten zu führen sind. Nach den einschlägigen Vorschriften sind dies meistens 5 bis 10 Jahre nach Abschluss der Sache. Gerade in Anerkennungsverfahren für Berufskrankheiten durch die zuständige Berufsgenossenschaft müssen Aufzeichnungen über arbeitsmedizinische Vorsorge und auch andere Nachweise mindestens bis zum Ausscheiden des Beschäftigten aufbewahrt werden. 

Regelungen zu Aufbewahrungsfristen finden sich darüber hinaus in diversen Gesetzestexten, wie Einkommensteuergesetz, Handelsgesetzbuch, Bürgerliches Gesetzbuch, etc.


Dialognummer: 3674
Stand: 05.08.2015

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